Xác định đây là nhiệm vụ tất yếu nên Công ty đã giành rất nhiều quyết tâm thực hiện và thực tế đã cho thấy việc chuyển đổi số này mang lại cho Công ty TNHH MTV Thép Miền Nam -VNSTEEL rất nhiều lợi ích, đặc biệt là trong giai đoạn dịch Covid-19 căng thẳng, Công ty phải áp dụng “3 tại chỗ”, các bộ phận nghiệp vụ không trực tiếp sản xuất sẽ làm việc online, đảm bảo an toàn phòng dịch.

Từ năm 2015, Công ty TNHH MTV Thép Miền Nam -VNSTEEL (Thép Miền Nam - VNSTEEL) đã chính thức triển khai phần mềm quản lý ROSY với các module cơ bản để quản lý vật tư - phụ tùng; quản lý mua hàng; quản lý bán hàng và công nợ phải thu; quản lý tài chính kế toán - quản lý tài sản - tính giá thành báo cáo.

Nhờ áp dụng phần mềm quản lý ROSY, toàn bộ các quy trình quản lý hiện hành của Công ty đã được đưa số hóa, các module đã được kế thừa dữ liệu, đồng bộ hoá nên dữ liệu không bị trùng lặp, xung đột.

Phần mềm quản lý ROSY đã mang lại các tiện ích như kiểm soát công tác mua, nhập, xuất vật tư nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, cụ thể là kiểm soát giá mua so với các đợt mua hàng trước đó; kiểm soát số lượng, không bị trùng lặp giữa các bộ phận, kỹ thuật viên; vật tư, phụ tùng tồn kho được kiểm soát chặt chẽ hơn sẽ giúp giảm thời gian lưu kho, giảm tồn kho, tránh lãng phí trong việc sử dụng vật tư phụ tùng.

Thành phẩm được quản lý chính xác đến từng bó, cuộn dẫn đến việc truy xuất nguồn gốc kịp thời chính xác để giải quyết khiếu nại nhanh chóng, làm giảm hao hụt mất mát. Công tác quản trị chi phí và kiểm soát tài chính nội bộ được kịp thời và chặt chẽ hơn do tất cả các nghiệp vụ đều phải được lập quy trình, hướng dẫn công việc đầy đủ, phân công nhiệm vụ rõ ràng.

Đối với một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thép thì những biến chuyển này sẽ thể hiện rõ nhất trong công tác sản xuất. Các thông số nấu luyện được cập nhật tự động một cách nhanh chóng, chính xác, theo thời gian thực. Dữ liệu quá trình được cập nhật, kế thừa một cách liên tục mà không phải sử dụng biên bản giấy hoặc thông tin liên lạc bằng điện thoại hay bộ đàm.

Chưa kể dữ liệu được truyền chi tiết, đầy đủ hơn so với việc sử dụng bộ đàm hoặc điện thoại, adữ liệu Báo cáo ca sản xuất cũng không phải nhập thủ công mà được trích xuất lại từ các dữ liệu trên máy. Qua đó, giảm công sức cho công nhân vận hành; số liệu báo cáo tin cậy, kịp thời phục vụ tốt cho công tác kiểm soát điều hành sản xuất.

Cùng với việc sử dụng phần mềm ROSY, năm 2021 Thép Miền Nam –VNSTEEL đã chính thức vận hành văn phòng số. Đây được xem như một “cuộc cách mạng quản trị văn phòng”. Việc sử dụng văn phòng số đã hỗ trợ CBCNV Công ty điều hành và quản lý từ xa, mọi lúc mọi nơi; quản lý các công việc đã giao một cách rõ ràng, minh bạch; nắm bắt đầy đủ thông tin, đưa ra quyết định chính xác; tạo môi trường công việc dân chủ, trao đổi công khai…

Thay vì việc vận hành các công việc văn phòng theo phương pháp truyền thống với đồ sộ giấy tờ, văn bản phải in ra rất khó hệ thống hóa cũng như rất vất vả để bảo quản, việc vận hành văn phòng số đã khiến cho Thép Miền Nam – VNSTEEL dễ dàng quản lý, tra cứu, tìm kiếm văn bản liên quan đến công việc đang xử lý; nắm bắt nhanh chóng các công việc của cấp trên giao; báo cáo công việc kịp thời; dễ dàng sắp xếp lịch công việc cá nhân… Phân phối văn bản đơn giản; tra cứu thông tin gốc nhanh chóng; hỗ trợ in báo cáo văn bản, lập sổ văn bản; truyền đạt các thông báo, chỉ thị của lãnh đạo đến các bộ phận nhanh chóng, kịp thời…

Đặc biệt, trong giai đoạn Công ty áp dụng sản xuất 3 tại chỗ, nền tảng chuyển đổi số sẽ hỗ trợ Công ty triệt để. Các bộ phận nghiệp vụ không trực tiếp sản xuất sẽ làm việc online, mặc dù vậy công việc vẫn hoàn thành qua hệ thống, mà yêu cầu về đảm bảo an toàn phòng dịch vẫn được đảm bảo.

Minh Thủy - tapchicongthuong.vn